TIPOS DE ARQUIVAMENTO

Horizontal: os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. Essa forma é usada para o arquivamento de mapas, plantas e desenhos, bom como para arquivos permanentes. É desaconselhável para o arquivo corrente, uma vez que a consulta dificulta a localização e o manuseio.

Vertical: os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo consulta rápida, sem necessidade de manipulação ou remoção de outros documentos ou fichas.

Natureza dos documentos

Arquivos especiais – são aqueles que têm sob sua guarda documentos de formas físicas diversas, tais como: fotografias, discos, fitas, clichês, microformas, slides, disquetes, CDs, DVDs e que, por essa razão, merecem tratamento especial, não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação, etc..

Arquivo especializado – é o que tem sob sua custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independentemente da forma física que apresenta, como, por exemplo, os arquivos médicos ou hospitalares, os arquivos da imprensa, da engenharia e assim por diante. Estes arquivos também são conhecidos como arquivos técnicos.

Extensão de sua atuação

Os arquivos podem ser:

- Setoriais: são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.

- Gerais ou centralizados: são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma organização, centralizando, portanto, as atividades do arquivo corrente.

           Metodologia

Para o desenvolvimento do nosso projeto, foram utilizadas pesquisas descritivas em sites acadêmicos e referências bibliográficas sobre o tema  abordado que é Arquivo.

               Resultado esperado

Esperamos com este trabalho sugerir e demonstrar métodos e técnicas eficazes de arquivamento, facilitando assim a vida das secretárias e demais profissionais que precisam criar e/ou utilizar um arquivo.

Estágios de evolução

Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada deverá atender às necessidades da instituição a que serve, como também a cada estágio de evolução pelas quais passam os arquivos.

São três as fase dos arquivos:

1ª Idade ou corrente – constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.

2ª Idade ou intermediário – constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos ao escritório. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são chamados de “limbo” ou “purgatório”.

3ª Idade ou permanente – constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos.

Em cada uma dessas fases, que são complementares, corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, consequentemente, uma organização adequada. (PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática)

Finalidade e função de um arquivo

A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história.

A função básica do arquivo é tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.

Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados, eles podem ser classificados em: entidades mantenedoras, estágios de evolução, extensão de sua atuação, natureza dos documentos. (PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática)

Características do arquivo

Segundo Solon Buck, ex-arquivista dos E.U.A., “arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.”

Desse conceito, podemos deduzir três características básicas que distinguem os arquivos:

1-) Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos reunidos por uma pessoa.

2-) Origem no curso de suas atividades – os documentos devem servir de prova de transações realizadas.

3-) Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado de seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto.

O termo arquivo também pode ser usado para designar: conjunto de documentos, o móvel onde se guarda os documentos, local onde o acervo documental deverá ser conservado, órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação, títulos de periódicos – geralmente no plural, devido à influência inglesa e francesa. (PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática)