O objetivo deste blog é sugerir e demonstrar métodos
e técnicas eficazes de arquivamento, facilitando assim a vida das secretárias e
demais profissionais que precisam criar e/ou utilizar um arquivo.
Segundo Paes (2009, p.20-42), a finalidade dos arquivos é
servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, uma base para
o conhecimento da história. Um serviço de arquivo bem organizado possui valor
inestimável.
É importante que o arquivo seja funcional, prático e
permita a localização rápida e fácil da informação nele buscada. Um documento
arquivado em local errado, ou seja, fora de ordem, demora muito tempo, às vezes
até anos para ser encontrado novamente.
Uma das vantagens da técnica em arquivo é capacitar os
responsáveis pelo arquivamento para um perfeito trabalho de seleção dos
documentos que fazem parte de um acervo, ou seja, a separação dos papéis que
possuem valor para uma consulta futura – contendo informações valiosas – dos
documentos inúteis. (PAES, 2009, p. 40 – 42)
Por outro lado, o autor Santos (2009, p. 177), acredita
que, com a valorização da informação como recurso para tomada de decisões e
como ativo das instituições, o papel da unidade de arquivo pode passar a ser de
fonte de informações administrativas e técnicas e, em consequencia, o
arquivista que atua na gestão de documentos deve tornar-se um provedor de
informações para a tomada de decisões. (SANTOS, 2009, p. 177)
Portanto, a temática deste blog tem em vista refletir
sobre os cuidados que o profissional de secretariado deve ter com os
documentos, pois eles servem de banco de dados para uma vida inteira.