Com a evolução da tecnologia, muitas empresas
contratam mão de obra terceirizada, especializada em arquivos digitais que
cuidam dos arquivos, porém tornando-os vulneráveis a ataques de vírus e
hackers, que podem descobrir desde a vida do funcionário até o acesso a arquivos
importantes com informações sobre a gerência da empresa. Por outro lado, temos empresas
costumam armazenar seus arquivos em seus almoxarifados, onde o mau
armazenamento pode ocasionar sérios problemas para a documentação. Locais com
umidade e sem ventilação fazem com que o papel passe por processos de
desintegração e ficam mais vulneráveis a fungos e a bactérias.
O
arquivamento correto de documentos vai muito além de depositar, guardar ou
reunir informações ou objetos em um espaço físico com a finalidade de conservá-los
para uso futuro. O arquivamento auxilia o acesso à informação com agilidade,
reduzindo, assim, o prejuízo com a perda de documentos importantes.