terça-feira, 25 de setembro de 2012

Com a evolução da tecnologia, muitas empresas contratam mão de obra terceirizada, especializada em arquivos digitais que cuidam dos arquivos, porém tornando-os vulneráveis a ataques de vírus e hackers, que podem descobrir desde a vida do funcionário até o acesso a arquivos importantes com informações sobre a gerência da empresa. Por outro lado, temos empresas costumam armazenar seus arquivos em seus almoxarifados, onde o mau armazenamento pode ocasionar sérios problemas para a documentação. Locais com umidade e sem ventilação fazem com que o papel passe por processos de desintegração e ficam mais vulneráveis a fungos e a bactérias.


O arquivamento correto de documentos vai muito além de depositar, guardar ou reunir informações ou objetos em um espaço físico com a finalidade de conservá-los para uso futuro. O arquivamento auxilia o acesso à informação com agilidade, reduzindo, assim, o prejuízo com a perda de documentos importantes.

terça-feira, 18 de setembro de 2012

O que as pessoas pensam sobre arquivologia e sobre o trabalho do Arquivista

APRESENTAÇÃO E OBJETIVO

O objetivo deste blog é sugerir e demonstrar métodos e técnicas eficazes de arquivamento, facilitando assim a vida das secretárias e demais profissionais que precisam criar e/ou utilizar um arquivo.

Segundo Paes (2009, p.20-42), a finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, uma base para o conhecimento da história. Um serviço de arquivo bem organizado possui valor inestimável.

É importante que o arquivo seja funcional, prático e permita a localização rápida e fácil da informação nele buscada. Um documento arquivado em local errado, ou seja, fora de ordem, demora muito tempo, às vezes até anos para ser encontrado novamente.
Uma das vantagens da técnica em arquivo é capacitar os responsáveis pelo arquivamento para um perfeito trabalho de seleção dos documentos que fazem parte de um acervo, ou seja, a separação dos papéis que possuem valor para uma consulta futura – contendo informações valiosas – dos documentos inúteis. (PAES, 2009, p. 40 – 42)

Por outro lado, o autor Santos (2009, p. 177), acredita que, com a valorização da informação como recurso para tomada de decisões e como ativo das instituições, o papel da unidade de arquivo pode passar a ser de fonte de informações administrativas e técnicas e, em consequencia, o arquivista que atua na gestão de documentos deve tornar-se um provedor de informações para a tomada de decisões. (SANTOS, 2009, p. 177)

Portanto, a temática deste blog tem em vista refletir sobre os cuidados que o profissional de secretariado deve ter com os documentos, pois eles servem de banco de dados para uma vida inteira.