Características do arquivo

Segundo Solon Buck, ex-arquivista dos E.U.A., “arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.”

Desse conceito, podemos deduzir três características básicas que distinguem os arquivos:

1-) Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos reunidos por uma pessoa.

2-) Origem no curso de suas atividades – os documentos devem servir de prova de transações realizadas.

3-) Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado de seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto.

O termo arquivo também pode ser usado para designar: conjunto de documentos, o móvel onde se guarda os documentos, local onde o acervo documental deverá ser conservado, órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação, títulos de periódicos – geralmente no plural, devido à influência inglesa e francesa. (PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática)