Para que os arquivos possam
desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos
de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. A metodologia a ser
adotada deverá atender às necessidades da instituição a que serve, como também a
cada estágio de evolução pelas quais passam os arquivos.
São três as fase dos arquivos:
1ª Idade ou corrente –
constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados
nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências
próximas de fácil acesso.
2ª Idade ou intermediário – constituído
de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos
que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de
assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há
necessidade de serem conservados próximos ao escritório. A permanência dos
documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são chamados de “limbo” ou “purgatório”.
3ª Idade ou permanente –
constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa,
que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem
os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos
propriamente ditos.
Em cada uma dessas fases, que são
complementares, corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os
documentos e, consequentemente, uma organização adequada. (PAES, Marilena
Leite. Arquivo: teoria e prática)
daora
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