Estágios de evolução

Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada deverá atender às necessidades da instituição a que serve, como também a cada estágio de evolução pelas quais passam os arquivos.

São três as fase dos arquivos:

1ª Idade ou corrente – constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.

2ª Idade ou intermediário – constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos ao escritório. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são chamados de “limbo” ou “purgatório”.

3ª Idade ou permanente – constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos.

Em cada uma dessas fases, que são complementares, corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, consequentemente, uma organização adequada. (PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática)

Finalidade e função de um arquivo

A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história.

A função básica do arquivo é tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.

Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados, eles podem ser classificados em: entidades mantenedoras, estágios de evolução, extensão de sua atuação, natureza dos documentos. (PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática)

Características do arquivo

Segundo Solon Buck, ex-arquivista dos E.U.A., “arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.”

Desse conceito, podemos deduzir três características básicas que distinguem os arquivos:

1-) Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos reunidos por uma pessoa.

2-) Origem no curso de suas atividades – os documentos devem servir de prova de transações realizadas.

3-) Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado de seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto.

O termo arquivo também pode ser usado para designar: conjunto de documentos, o móvel onde se guarda os documentos, local onde o acervo documental deverá ser conservado, órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação, títulos de periódicos – geralmente no plural, devido à influência inglesa e francesa. (PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática)