Estágios de evolução

Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada deverá atender às necessidades da instituição a que serve, como também a cada estágio de evolução pelas quais passam os arquivos.

São três as fase dos arquivos:

1ª Idade ou corrente – constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.

2ª Idade ou intermediário – constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos ao escritório. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são chamados de “limbo” ou “purgatório”.

3ª Idade ou permanente – constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos.

Em cada uma dessas fases, que são complementares, corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, consequentemente, uma organização adequada. (PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática)

Finalidade e função de um arquivo

A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história.

A função básica do arquivo é tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.

Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados, eles podem ser classificados em: entidades mantenedoras, estágios de evolução, extensão de sua atuação, natureza dos documentos. (PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática)

Características do arquivo

Segundo Solon Buck, ex-arquivista dos E.U.A., “arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.”

Desse conceito, podemos deduzir três características básicas que distinguem os arquivos:

1-) Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos reunidos por uma pessoa.

2-) Origem no curso de suas atividades – os documentos devem servir de prova de transações realizadas.

3-) Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado de seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto.

O termo arquivo também pode ser usado para designar: conjunto de documentos, o móvel onde se guarda os documentos, local onde o acervo documental deverá ser conservado, órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação, títulos de periódicos – geralmente no plural, devido à influência inglesa e francesa. (PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática)

Com a evolução da tecnologia, muitas empresas contratam mão de obra terceirizada, especializada em arquivos digitais que cuidam dos arquivos, porém tornando-os vulneráveis a ataques de vírus e hackers, que podem descobrir desde a vida do funcionário até o acesso a arquivos importantes com informações sobre a gerência da empresa. Por outro lado, temos empresas costumam armazenar seus arquivos em seus almoxarifados, onde o mau armazenamento pode ocasionar sérios problemas para a documentação. Locais com umidade e sem ventilação fazem com que o papel passe por processos de desintegração e ficam mais vulneráveis a fungos e a bactérias.

O arquivamento correto de documentos vai muito além de depositar, guardar ou reunir informações ou objetos em um espaço físico com a finalidade de conservá-los para uso futuro. O arquivamento auxilia o acesso à informação com agilidade, reduzindo, assim, o prejuízo com a perda de documentos importantes.

O que as pessoas pensam sobre arquivologia e sobre o trabalho do Arquivista

APRESENTAÇÃO E OBJETIVO

O objetivo deste blog é sugerir e demonstrar métodos e técnicas eficazes de arquivamento, facilitando assim a vida das secretárias e demais profissionais que precisam criar e/ou utilizar um arquivo.

Segundo Paes (2009, p.20-42), a finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, uma base para o conhecimento da história. Um serviço de arquivo bem organizado possui valor inestimável.

É importante que o arquivo seja funcional, prático e permita a localização rápida e fácil da informação nele buscada. Um documento arquivado em local errado, ou seja, fora de ordem, demora muito tempo, às vezes até anos para ser encontrado novamente.

Uma das vantagens da técnica em arquivo é capacitar os responsáveis pelo arquivamento para um perfeito trabalho de seleção dos documentos que fazem parte de um acervo, ou seja, a separação dos papéis que possuem valor para uma consulta futura – contendo informações valiosas – dos documentos inúteis. (PAES, 2009, p. 40 – 42)

Por outro lado, o autor Santos (2009, p. 177), acredita que, com a valorização da informação como recurso para tomada de decisões e como ativo das instituições, o papel da unidade de arquivo pode passar a ser de fonte de informações administrativas e técnicas e, em consequencia, o arquivista que atua na gestão de documentos deve tornar-se um provedor de informações para a tomada de decisões. (SANTOS, 2009, p. 177)

Portanto, a temática deste blog tem em vista refletir sobre os cuidados que o profissional de secretariado deve ter com os documentos, pois eles servem de banco de dados para uma vida inteira.