Segundo Paes (2009, p.20-42), a finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, uma base para o conhecimento da história. Um serviço de arquivo bem organizado possui valor inestimável.
É importante que o arquivo seja funcional, prático e permita a localização rápida e fácil da informação nele buscada. Um documento arquivado em local errado, ou seja, fora de ordem, demora muito tempo, às vezes até anos para ser encontrado novamente.
Uma das vantagens da técnica em arquivo é capacitar os
responsáveis pelo arquivamento para um perfeito trabalho de seleção dos
documentos que fazem parte de um acervo, ou seja, a separação dos papéis que
possuem valor para uma consulta futura – contendo informações valiosas – dos
documentos inúteis. (PAES, 2009, p. 40 – 42)
Por outro lado, o autor Santos (2009, p. 177), acredita que, com a valorização da informação como recurso para tomada de decisões e como ativo das instituições, o papel da unidade de arquivo pode passar a ser de fonte de informações administrativas e técnicas e, em consequencia, o arquivista que atua na gestão de documentos deve tornar-se um provedor de informações para a tomada de decisões. (SANTOS, 2009, p. 177)
Portanto, a temática deste blog tem em vista refletir sobre os cuidados que o profissional de secretariado deve ter com os documentos, pois eles servem de banco de dados para uma vida inteira.
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