Com a evolução da tecnologia, muitas empresas contratam mão de obra terceirizada, especializada em arquivos digitais que cuidam dos arquivos, porém tornando-os vulneráveis a ataques de vírus e hackers, que podem descobrir desde a vida do funcionário até o acesso a arquivos importantes com informações sobre a gerência da empresa. Por outro lado, temos empresas costumam armazenar seus arquivos em seus almoxarifados, onde o mau armazenamento pode ocasionar sérios problemas para a documentação. Locais com umidade e sem ventilação fazem com que o papel passe por processos de desintegração e ficam mais vulneráveis a fungos e a bactérias.

O arquivamento correto de documentos vai muito além de depositar, guardar ou reunir informações ou objetos em um espaço físico com a finalidade de conservá-los para uso futuro. O arquivamento auxilia o acesso à informação com agilidade, reduzindo, assim, o prejuízo com a perda de documentos importantes.